Personvernerklæring

Personvernregler for XLENT Oslo

Publisert 10.12 2019

 

XLENT, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

 
Behandling av personopplysninger på www.xlent.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for XLENT sine behandlinger av personopplysninger på xlent.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

XLENT er selv databehandler, og står for utvikling og vedlikehold av nettstedet. HubSpot er vår driftsleverandør for xlent.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun XLENT og HubSpot som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom XLENT og HubSpot regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

 
Nettstatistikk

XLENT samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på xlent.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra XLENT til andre aktører.

 
Informasjonskapsler

Når du besøker nettstedet xlent.no registrerer vi noe informasjon om ditt besøk med en såkalt cookie. På norsk: en informasjonskapsel. Dette er en liten fil som lagres i nettleseren på enheten du bruker.

Informasjonskapselen er ikke skadelig. Den inneholder verken virus eller programmer. Det den gjør, er å lagre informasjon fra nettstedet vårt, for eksempel om når du besøkte oss sist eller data du har skrevet inn i et registreringsskjema på xlent.no.

Informasjon som samles inn på xlent.no vil aldri, under noen omstendighet, bli delt eller solgt. Den kan heller ikke identifisere deg som person, men vil kun bli brukt til å analysere brukeratferd for å forbedre nettstedet vårt.

Vi bruker Google Analytics for å analysere brukeratferd på nettsidene våre. Programmet samler opplysninger om hvilke sider som blir mest lest, hva besøkende søker etter på xlent.no m.m. Informasjonen kan ikke spores tilbake til deg. Vi bruker opplysningene til å forbedre og videreutvikle nettsiden vår.

 
Google Tag Manager

Dette er et analyseprogram som håndterer andre tagger og script, som Google Analytics. Informasjonen som lagres er ikke sporbar tilbake til deg. Den benyttes i fortløpende justeringer og tilpassinger slik at vi kan gjøre opplevelsen på xlent.no best mulig for våre brukere.

Med mindre du har innstilt nettleseren din på å avvise informasjonskapslene, vil disse opprettes automatisk. Om du vil tillate lagring av informasjonskapsler, bestemmer du selv. Vær bare oppmerksom på at å avvise informasjonskapsler, kan påvirke funksjonaliteten på nettsidene.

Vårt formål med bruk av informasjonskapsler er å gi innhold og annonser et personlig preg, samt å kunne analysere trafikken vår. Informasjonskapslene som vi bruker kan ikke på noen måte spre skadelige programmer eller skade din datamaskin.

 
E-post og telefon

XLENT benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.

XLENT sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene etter 6 mnd, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

 
Opplysninger om ansatte

XLENT behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og administrasjonen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt HR-system. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

 
Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. XLENT har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av XLENT sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger XLENT ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Henvendelser om personopplysninger i XLENT kan rettes til kontakt@xlent.no